原始記錄的要求

1.所有記錄應(yīng)清晰明了，并以便于存取的方式存放和保存在具有防止損壞、變質(zhì)、丟失的適宜環(huán)境的設(shè)施中。應(yīng)規(guī)定記錄的保存期。

2.所有記錄應(yīng)予安全保護(hù)和保密。

3.每項檢測或校準(zhǔn)的記錄應(yīng)包含充分的信息，以便在可能時識別不確定度的影響因素，并確保該檢測或校準(zhǔn)在盡可能接近原條件的情況下能夠重復(fù)。記錄應(yīng)包括負(fù)責(zé)抽樣的人員、每項檢測和/或校準(zhǔn)的操作人員和結(jié)果校核人員的標(biāo)識。

4.觀察結(jié)果、數(shù)據(jù)和計算應(yīng)在產(chǎn)生的當(dāng)時予以記錄，并能按照特定任務(wù)分類識別。

5.當(dāng)記錄中出現(xiàn)錯誤時，每一錯誤應(yīng)劃改，不可擦涂掉，以免字跡模糊或消失，并將正確值填寫在其旁邊。對記錄的所有改動應(yīng)有改動人的簽名或簽名縮寫。

具體我們要從如下的方面去做

1、空白原始記錄編制及修訂的規(guī)范

原始記錄的編制要品種齊全、信息完整、方便實用、設(shè)計合理。首先實驗室技術(shù)負(fù)責(zé)人和質(zhì)量負(fù)責(zé)人應(yīng)對檢測記錄的格式作出統(tǒng)一規(guī)定，然后組織有豐富實際工作經(jīng)驗的人員按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和方法及檢測工作的實際情況編寫好各種空白檢測記錄草稿。在此基礎(chǔ)上由質(zhì)量管理部門會同相關(guān)科室負(fù)責(zé)人對空白檢測記錄草稿的全面性、有效性、協(xié)調(diào)性進(jìn)行嚴(yán)密的審核,并根據(jù)審核意見作出相應(yīng)修改后交技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

在使用過程中如需修改空白檢測記錄,使用科室或人員應(yīng)提出申請,編制好修改稿草稿后交質(zhì)量管理部門,由質(zhì)量管理部門組織相關(guān)科室負(fù)責(zé)人對其進(jìn)行重新審核,審核通過后交技術(shù)管理人批準(zhǔn)實施。批準(zhǔn)實施的修改稿由質(zhì)量管理部門重新標(biāo)注唯一性標(biāo)識(編號同原記錄、版次應(yīng)有別于原記錄) 、替換原有的記錄并組織印制;向使用科室或人員發(fā)出原有記錄作廢的通知、收回原有的記錄、發(fā)放修改后的檢測記錄供相關(guān)人員使用。

2. 原始記錄書寫及修改

原始記錄的書寫應(yīng)字跡應(yīng)工整清晰、準(zhǔn)確無誤,并保留適當(dāng)?shù)男芯?span style="font-size: 14px; font-family: Calibri;">,為更改留有一定的余地；無可填寫的內(nèi)容,應(yīng)填“無”或“/ ”，不得有空項；原始記錄應(yīng)使用規(guī)范的專業(yè)術(shù)語，盡量不要出現(xiàn)不確定量（如1～2滴，5～10ml），計量單位應(yīng)采用國際標(biāo)準(zhǔn)計量單位，有效數(shù)字的取舍應(yīng)符合實驗要求；常用的外文縮寫（包括實驗試劑的外文縮寫）應(yīng)符合規(guī)范，首次出現(xiàn)時必須用中文加以注釋；所有的記錄須用藍(lán)色或黑色字跡的鋼筆或簽字筆書寫。不得使用鉛筆或其它易褪色的書寫工具書寫。另外，原始記錄應(yīng)有實驗人員簽名，所有簽名必須由本人完成，不能代簽。

原始記錄不得隨意刪除、修改或增減數(shù)據(jù)。如必須修改，應(yīng)在修改處按體系文件的要求修改，需要劃改，保證修改前的記錄能夠辨認(rèn)，并應(yīng)由修改人簽名(更改僅限于檢測或編制人員本人，復(fù)核和審核人員不得自行更改檢測原始記錄的有關(guān)信息或數(shù)據(jù));對檢測過程中因故作廢的檢測記錄也應(yīng)予以保留,確保檢測記錄的原始真實、完整準(zhǔn)確、清晰整齊,相關(guān)的數(shù)據(jù)、信息均能有據(jù)可查,溯源無誤。

3. 原始記錄的原始性

檢測人員必須按照做有痕、追有蹤、查有據(jù)的總體要求填寫檢測原始記錄,檢測記錄要邊實驗邊記錄，不可漏記、抄記、事后補(bǔ)記或轉(zhuǎn)抄。原始記錄中不僅要記錄標(biāo)準(zhǔn)正文描述的實驗結(jié)果內(nèi)容，更要將實驗過程中觀察到的現(xiàn)象，異常現(xiàn)象的處理，產(chǎn)生異常現(xiàn)象的可能原因及影響因素的分析等進(jìn)行完整的記錄；同時，每個檢測項目開始前應(yīng)首先記錄這個項目的實驗?zāi)康摹嶒灲Y(jié)束后也應(yīng)該對結(jié)果進(jìn)行分析，并得出明確的結(jié)論。

4. 原始記錄的可溯源性

檢測原始記錄內(nèi)容包括溶液、儀器、試劑、對照品、圖譜、表格等多項內(nèi)容，每一項內(nèi)容記錄都必須具有可溯源性。

（1）溶液：常用的溶液有標(biāo)準(zhǔn)滴定液、標(biāo)準(zhǔn)pH緩沖液、標(biāo)準(zhǔn)比色液、標(biāo)準(zhǔn)鉛溶液、標(biāo)準(zhǔn)砷溶液等等。使用到這些溶液時，要在原始記錄中注明其來源，并應(yīng)能在另外的記錄本中追溯到配制、標(biāo)定等記錄；

（2）儀器：實驗過程中應(yīng)做好儀器的使用記錄，原始記錄應(yīng)與儀器使用登記相對應(yīng)。

（3）試劑：一些特殊試藥（毒、麻、精、放）的領(lǐng)用登記應(yīng)與實驗原始記錄相對應(yīng)。

（4）對照品：應(yīng)記錄其來源、批號和使用前的處理；用于含量(或效價)測定的，應(yīng)注明其含量(或效價)和干燥失重(或水分)。

（5）圖譜、表格：隨著分析儀器的進(jìn)步，數(shù)據(jù)采集和處理軟件的功能越來越強(qiáng)大，每一次檢測，系統(tǒng)會記錄下很多信息，通常會選擇：樣品編號、采集時間、存盤路徑、打印時間、方法、操作者等信息，打印出來，必要時粘貼在記錄紙上，不宜粘貼的，可另行整理裝訂成冊并加以編號，同時在記錄本相應(yīng)處注明。